IE+IT:企业信息化为何需要工业工程?(2)  

做了十几年IE,当我决定要做软件系统开发时,朋友们无法掩饰他们的惊讶,在他们和绝大多数人眼中,软件开发是属于IT的事,与IE何干?在解朋友们的困惑之前,先来看看企业信息化所包含的三层内容:

第一层:数据电子化(初级)

将原先的纸张报表、手工填写的报表以一定的格式录入计算机中,如库存报表、生产数据、财务凭证等,把信息分门别类地整理在一起,以备随时查阅之用。这个层级的需求是对原始数据进行搜集汇总,建立数据仓库,这个层级甚至不需要IT人员介入,通常用Excel就能实现数据电子化,若是数据量大一些,可用Excel加上数据库就能满足要求。

第二层:流程电子化(中级)

把企业标准化和规范化的流程用软件固化下来,依据设计好的流程进行自动签转,从而规范流程,降低人为控制因素,并大大提高办公效率。这个层级的需求需要软件的支持,同时也是软件的最基本要求,如ERP系统就是典型把企业中的流程标准化的系统,办公自动化软件(OA)也是把办公相关的流程电子化。

第三层:决策的支持(高级)

运用科学的分析方法对电子化的原始数据进行统计分析,加工处理,数据挖掘,得出有效信息,帮助决策者调整策略,减少风险,做出正确的决策。这个层级的需求绝非是单纯的IT人员能够实现的,科学的管理方法是分析的基础,否则错误的分析方法将导致错误的决策,如基于ERPBI系统,TOCSymphony系统等。

由上不难看出,第三层级的价值不言而喻,但遗憾的是,现实中的软件系统很多都是停留在第一层和第二层,第三层大多停留在各部门的手工分析,有些IT人员对这个层级的需要不甚了解,甚至觉得这个层级无非是在现有的信息系统中提炼出来而已。第三层是把数据转化成信息的过程,这是把软件中的数据转化成企业赚钱的信息的关键。要实现企业信息化最有价值的一环,给软件系统赋予管理思想,IT人员做不到,但IE可以,除此以外,IE还可以在企业信息化中扮演多个角色。

设计者:让软件赋予管理思想

软件中最关键的是什么?自然不是编程本身。但大多数人认为软件公司是以IT人员组成的,其实不然,软件的架构是很重要的,在阿里巴巴,架构工程师是被当熊猫一样供着的,编程人员相当于软件公司的操作员。编程人员依要求对数据进行收集,我称之为原材料(raw data),原材料必须要转化成菜(information)才有价值。而IT人员并不是把数据转化成信息的人,因为他们不了解用什么的方式展现出来是管理者最想看的和管理中最重要的信息,IE恰恰便是把数据整理成信息的解读者,IE非常清楚地知道如何来展现数据,哪些信息是关键,更重要的是IE很清楚什么样的部门想用什么的软件来实现什么的功能,更清楚什么的信息是有价值。

将数据转化为信息的过程是赋予软件思想的过程,这里面除了需要具备很强的数据解读和挖掘能力,更重要的是需要有正确的管理思想,否则软件沦为错误决策的帮凶。在这里给大家举一个库存方面的实例,库存是企业的一个重要指标,几乎每家企业都很看重这个指标,毕竟那是堆在仓库的钱,然而不正确的库存量计算方法导致错误的决策在企业中时有发生。

K公司的生产部门和计划之间的战争从此未停息过,生产部门报怨生产计划没排好,计划则一脸无辜说是因为客户的订单变化太大造成的。K公司的库存指标是以库存量作为目标,比如成品的数量不超过20万,由供应链负责,供应链下设计划、采购、仓库等部门,库存量指标的截止点是每个月的25日凌晨0点,供应链下的每个部门会通力合作想尽办法来达成这个指标所设定的目标,于是就有了如下图的“成果”。


从图上我们看不出生产计划与出货量之间的关系,但有两点颇为显著:一是库存量最低点永远是在每个月的25日,二是每月的第一周生产计划常常是上个月最后一周的两倍。因此生产部门常常是在月初疯狂招人,到月底时没事做。K公司库存设立完全没有起平缓生产计划的作用,而是把生产部门当成了橡皮筋来,想长拉一下,想短就收回去,也难怪生产部门叫苦不迭。

那如何设立一个好的管理指标呢?还是以库存指标为例来讲,以下假定L公司有ABC三种产品,产品的库存量、库存天数和单价的信息如下:

产品

库存量

库存天数

单价(元)

A

10

60

300

B

50

30

100

C

30

20

600

方法一:以库存量计算,公式为∑库存量=10+50+30=90

采用方法一则如K公司的运营状况。

方法二:以库存-天计算,公式为∑库存量*库存天数=10*60+50*30+30*20=2700

采用方法二则会促使供应链部门不仅要关注库存量,同时要关注库存天数,将会自动遵循FIFO原则。

方法三:以库存--天计算,公式为∑库存量*库存天数*单价=10*60*300+50*30*100+30*20*600=690000

采用方法二则会促使供应链部门不仅遵循FIFO原则,还会主动降低高单价产品的库存量和库存天数,从而企业在仓库占用的资金自然是最少。

解读者:了解真正需求

如果要问企业中哪个部门的人接触不同部门和不同角色的人最多,答案一定是IEIE几乎与公司所有部门的不同级别都有接触,上至总经理,下至操作员。由于IE熟悉生产,了解供应链,懂得财务,深谙流程,ITIE对软件需求的解读截然不同,IE常常比提出者更清楚真正的需求。

两年多以前,一家客户邀请我和几家全国知名的软件公司做软件开发方案,客户提了很多的要求,而这些软件公司业务人员都是IT出身的,不甚了解生产和供应链,他们一看到客户那长篇要求就头疼,心里在和现有的标准软件做比较,盘算如何少一点要求。我看到这些需求时,我先和客户一起梳理需求中的关系,再把客户忽略掉的部分进行补充,同时给客户很多的建议。客户给我的反馈是我比他更了解他的需求,跟我交谈很轻松。过了两三个月,除了我如期给出了软件开发方案,没有第二家公司给出了方案。

ITIE同时面对软件开发的新需求或新功能时,便出现两组典型的思考方式:

IT的思考方式:

1.  为什么要这个功能?(潜台词是能不能不要这个功能)

2.  如果一定要这个功能,目前某个软件有某个功能,我觉得和你讲的需求差不多?(尽量地往标准软件靠)

3.  (建议得不到认同)把你的要求写得再具体些(同时心里就开始盘算要花多长时间开发)

4.  (看着要求提得越来越多)有的要求不能实现,有可能实现起来比你现在的方法速度还慢,你还要吗?(要求能少点是点)

5.  (软件交付时)这是我按你写的去开发,你怎么写我怎么做的呀(你没写清楚,关我什么事)

IE的思考方式:

1.  为什么要这个功能?(需要这个功能的目的是什么,是否对公司的整体运营和决策有帮助)

2.  如果一定要这个功能,我认为还需要考虑如下因素(帮提出者补充未考虑到的因素)

3.  (达成共识后)标准由XX部门来制订,数据的录入我建议是YY部门,录入的方式采用与现有方式相似的但考虑防呆后的方式(考虑标准的统一和输入的方便与防呆)

4.  我建议最后的输出用这样的图表来表示,同时可以定制周期图表(考虑输出图表的设计)

5.  我会用Excel先模拟现有数据,确认结果后我们再进行开发(先模拟后开发)

6.  (软件交付时)这是我们一起设计的软件

优化者:提高系统的效率

IT通常从其专业出发会更多地考虑功能的实现,软件的安全,系统的可靠,运行的速度。IE出身的人往往带有浓浓的职业特征,凡事都讲求效率和防呆。在软件设计时便有IE的介入,对软件未来的使用会非常有帮助,IE除了在软件的功能上进行架构以外,在其它方面同样起着很重要的作用,软件设计除了在功能上满足要求外,还须从以下几个维度去考虑:

1.   安全可靠:IT

2.   全面集成:IT+IE

3.   灵活简单:IE

4.   快速实现:IE+IT

5.   集成分析:IE

6.   简化ITIT+IE

7.   价格合理:IE+IT

8.   按需升级:IE+IT

从用户体验上看,灵活简单和快速实现非常重要,做到这两点,用户会十分乐意接受这套软件。什么灵活简单和快速实现的极致呢?看看手机的变迁说明书的变迁就知道,记得十几年买的第一部NOKIA手机,其说明书厚达上百页,而如今的IPHONE手机没有说明书,但一上手很快就捣鼓会用了。等哪一天企业的软件发展到这个地步了,企业的信息化的进程已非我们现在可以想象的了。在这里还是先给大家举一个反面的例子。

曾见识过一套世界级的软件,之所以称之为世界级软件是因为其融入TOC思想,但我不得不说从用户体验来看,这绝对不是一套值得称道的软件。数据接口刻板,系统的灵活很差,输出图表不友好,客户图表得由专门的IT员编程实现,举一个最简单的例子,上传数据必须得把年月日分开成三列,于是N多的年月日列,最让人不解和崩溃的是一定要上传当前的年月日三列,假如不小心上传的前一天的年月日将无法成功上传。要自学了解这套件,可阅读厚达200页的用户手册,但我相信极少有人去读。

随着企业信息化的深入,企业的软件系统会越来越多,企业中有多家软件公司的产品,软件之间数据交换,接口的对接,版本的升级,新旧软件的匹配等等,由于企业中人员的离职和变更,因培训不到位或其它原因,软件功能常常被一次次地削减和弱化,甚至最终导致软件的弃用。如何维持软件系统的功能使其发挥更效用将是企业信息化非常重要的课题。在我看来,未来企业更多的花时间在做减法、整合和优化上,删减掉重复、不必要的功能,整合不同的软件系统和输入输出平台,依据企业的独特性,对软件进行企业化二次开发,融入管理思想,优化软件的功能,同时使用户界面更易得更友好更防呆,减少软件的培训时间和使用时间。

朋友们听我谈IE在软件开发中发挥的作用后,其中一位朋友回复:“IE如同软件的建筑设计师,IT工程师大多数都像是盖房子的工人, 虽然技艺出众,但要作为建筑设计师还是需要有很长很长的路需要走的。”我原先一直把自己定位成架构师,后来一位资深的IT人士给我解了惑,发现象我这样的“人才”才是软件公司最稀缺的。


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