IE诊断:低效高耗的跨国公司  

1.   工作语言

即将步入外企和正在外企打拼的人们一定要练好职场生存的法宝:其一是外语,其二是PPT,其三是Communication(沟通)。这三个法宝也可以说是 “必升技”,如你有任何一项可稔熟于心,你便可在外企生存下去,倘若你对三项都游刃有余,前途将不可限量。

先来说说作为工作语言的外语吧。金山词霸是每一位在外企工作的人最熟悉不过的软件,每天早上开电脑时,绝大部分人的金山词霸是Windows启动后自动启动的,如果哪天金山词霸罢工了,那天的时间会觉得很漫长。本来写一份中文的会议记录只要五到十分钟的,但同样的会议记录用英文发出可能要半小时甚至一小时都不为过。在外企打拼的人都有这样的体会:在中国人面前说英文比跟外国人用英文交谈感到压力大很多。这是一个很有趣的现象,原因却很简单,我们中国学得更多的书面英语,讲求语法和组词,我们在讲英文时脑子里在不断地翻转是用is,还是are,是现在时还是过去时,遇到介词更是头痛;而在外国人说英文就如同老外和我们讲中文一样,只要关键词蹦出,老外便明白我们要讲什么了。英文成了外企的工作语言,几乎所有的人都很钦羡那些英文说得比母语还溜的人,孰不知他们背后下了多大的功夫和“血本”,花大把大把的时间在学习英文,参加各种英文培训班。你的心在哪里,你的时间就放在哪里,你的成就便在哪里,故外语的提升绝非偶然,随之而来的是中文的没落,在外企里,学会在中文中夹杂英文单词才是潮流,成语是稀有词,千万不要以为成语能凸显你的才学,就算你会用也要少说,否则别人会觉得你在卖弄;同样,能完整背出二十首唐诗的人寥寥(很多人是由于和孩子一起学才记得的),能说出唐宋八大家的可能都被称为“才子”或“才女”。当然,在这我们也感谢外企的慷慨,让我们有那么多的时间来学习外语,来促进国际间的交流。

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2.   PPTTPP

不知何时起,网络开始流传这么一句话:“不会做PPT,就被老板TPP(踢屁屁)。”这可是职场的真实写照!下面便是一个活生生的例子:

时隔多年,林强对第一次给BB公司总经理的季度汇报仍记忆犹新。正值盛夏,会议室厚厚的窗帘隔绝了季节的概念,公司的空调打得很低,短袖外的胳膊不时起着鸡皮疙瘩,林强的总监带着他和几位直属下属给总经理做第二季度的总结报告。大家的面容很轻松而兴奋,享受着难得的表现机会,只有林强低着头想着他的报告,由于不会用PowerPoint,又因为改了一次又一次,最终的版本基本上是他的下属在他进会议室前一分钟做好存在公共盘中,他还没来得及从头到尾看过。林强的报告被安排在最后一个,前面的同事都在展示着眼花缭乱的PPT,说着纯正的英语,但林强一句话没听进去。终于轮到林强了,这是林强工作后第一次用英文和PPT汇报工作,打开PPT后发现前言不答后语,逻辑混沌不清,超级链接更是颠三倒四,本来就紧张的林强象是被扒光了衣服的皇帝一样,与皇帝不同的是他知道自己没穿衣服,手心里全是汗地站着,眼睛不敢看任何人,90%的时间是的盯着PPT,林强结结巴巴,不知所云地讲了十分钟左右,他说的最后一句是:“I’m very sorry for this bad presentation!”,然后面红耳赤地回到座位上。他林强自知羞愧难当,如果有个地缝,他会毫不犹豫地钻进去。

林强在加入BB公司以前,基本上是PPT盲,而BB公司是典型的跨国公司,尽管总经理是华人,但工作汇报和开会通常是用英文的,林强虽为知名大学毕业,此前在台企六年的工作基本上是和英文绝缘,荒废了几年的英文岂是一朝一夕能拾起来的。和所有怀揣梦想的人一样,林强不甘心在台企呆一辈子,好不容易以磕磕巴巴的英文通过了BB公司的面试,对于上有老下有小身背“负资产”的林强很珍惜来之不易的“高薪”工作,面对挑剔的老板,他低调而勤奋,然而,第一次在总经理面前的表现对于加入BB公司不到一个月的林强来说简直是灭顶之灾,他开始担心自己过不了试用期。从此,林强便开始了他的PPT学习之路,他买来PPT的书籍,向他的下属和周边的同事请教,到网上去搜索各种技巧,学习各式图表,凡是看同事的PPT上的新鲜内容,他必定要学会。两年后,他的PPT水平已所向披靡,成了公司的顶尖高手,他老板的很多报告都是由他代庖。林强的加薪幅度和他的PPT水平成正比增长。

林强PPT水平的快速进步更得益于公司每半年一次集团级的Engineering Workshop(工程研讨会),主导者是总部负责工程的人员,那是一群挑剔且不留情面的人。会议前一两个月他们把议题发给各家工厂,大家便开始搜集信息撰写PPT,毕竟这关乎工厂形象且关系总部的信任,PPT得经得起推敲,通常修改数十次方才定稿。全球的工厂轮流做东,但是会议地点由总部决定,每次都想方设法去一个新的地方,让林强印象最深刻不是当地的美景与美食,而是每天坐在会议室里坐得腰酸屁股疼和被问得面红耳赤哑口无言的尴尬。一周下来,每家工厂都是使了浑身解数,懂得如何报喜不报忧,如何避实就虚,如何避重就轻,但总部的“食人鲨”可不是那么好忽悠的,他们的记忆力超强,如果你的数据稍有出入,他们便把旧帐翻出来。当然,这也是很好的学习PPT的地方,各式图表各种动画悉数登场,使你目不暇接,让你不敢相信严谨的工程人员也可以把PPT做得这般花哨。参加了五年workshop,尽管林强的PPT水平和迂回之术也提高了很多,可林强并未从中学到工程技术,而更令林强疑惑的是:买设备时死卡硬卡,但为何不用视频会议取代或干脆取消这个会议以省下高昂的会议费用。

PPT是职场的 “必杀技”,PPT改变了一部分人的命运,同时做一份好的PPT是非常费时的,为一张PPT花两三小时算少的,花上一整天时间也不为过。大家可能很想知道,如何做一份好的PPT,由于本篇注重于对现状的诊断,故不多加笔墨在技巧上。但反过来想,公司真的从我们的PPT中获得成效了吗?



3. 也说沟通

PPT是外企的沟通展示方式之一,外企的沟通大致分为语言沟通和文字沟通,其中语言沟通分为单独沟通和群体沟通,单独沟通常见为电话沟通和与老板的one-on-one(一对一的面谈),各式会议则属于群体沟通,文字沟通包含邮件沟通和各式paperwork(文书工作)

Amy是林强在BB公司的同事,加入BB公司前也是在台企工作,她发现BB公司的同事都很忙,要预定一个跨部门的会议,如果不提前一周,基本上是不可能找到大家都有空的时间。公司里所有的大事小情要须经过所有相关人商议,每个人都有说“No”或“But”的权利,只有当你花时间把这些“No”和“But”一个个解决才可以进行下一步。实际的情况是,每次会议不是缺张三就是缺李四,就算他们派人过来参加会议但也只是传达信息,由于每天忙着开会,唯恐沾惹上事情,能少一事则不一事,没有人愿意挺身而出做决定,每次会议都出来新的“No”和“But”,“会而不议,议而不决,决而不执行”是时有发生。于是乎,越来越多的事情要往上escalate(向上级反映), 部门经理的会议日程表更是可想而知。会议的数量比Amy在台企时多了十几倍,但做事的效率却远不及台企。Amy每天早上打开电脑后的第一件事是查看Outlook上的会议日程,Amy一天有至少六小时在会议室中度过,经常看到她从这个会议室出来直接钻到另一个会议室,甚至有时同一时间有三个会议要参加,她只能选择职位高的邀请者的会议。她的下属常常从早上上班打个照面后直到下班才看到她,她戏称自己是“meeting manager”

BB公司的会议是见缝插针,Amy每天也是从这个会议室直接钻进那个会议室。Amy加入BB公司之初时,开会尚且认真,唯恐错过什么关键内容,但Amy很快发现大家在会议中依旧键指如飞,于是她也学会了利用公司的会议文化,和大家一样都抱着笔记本电脑坐在一个有利位置(最好远离老板),一边开会一边处理邮件。BB公司有条不成文的邮件规则----总部和老板的邮件必须当天回复!虽然聪明的Amy熟练地运用Outlook功能来自动筛选各种邮件,从未遗漏重要邮件,但如山的邮件让人喘不过气来, Amy经常要在家里做得很晚。在外企呆时间长了的人深谙CCCarbon Copy抄送:CC的意思就是保护自己以免出事)和BCCBlind Carbon Copy密送:BCC就是最好保护自己以免出事)之道,邮件是满天飞,多则一天上百封邮件,少则五六十封,比她在台企时一周收到的邮件还多,尽管Amy能很好利用Outlook功能和会议时间来处理邮件,但百密一疏,依旧难免被人揪小辫,比如某某部门经理或总监转发回她几个月前的邮件来“回敬”她。

会议是沟通,邮件也是沟通,成也沟通,败也沟通。外企最为强调沟通,而当沟通往往解决不了问题,请老板出马时,老板说你的沟通能力需要提高。和中国人沟通用中文,不容易产生歧义,可与老外沟通则不一样了。朋友Lily有一次为了一个项目给总部的老外打了一个半小时的电话到了半夜十二点,以为他已经全明白了,到了第二天仍然维持原判。老外的逻辑与中国人的逻辑似乎有些不太一样,因此,为了方便与总部沟通,有的外企里保留了很多老外,大多外企还是把机会给中国人。大多数在中国工作的老外是很认真很勤奋的,但也有些老外很难伺候。

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4.   政治盲,忙政治,骑墙派

不管中国人,外国人,但凡有人的地方,就有政治!外企自然也不例外。职场的人分为三大类,一类是“政治盲”,只知道做事,却不知道汇报成绩,如果只是一线员工和工程师,估计没有大碍,一旦要提升到经理职位,这种人一不小心就成了政治斗争的炮灰,除非是碰到特别欣赏自己的大老板。另外一类是“忙政治”,这类人看上去做事不咋地,但嗅觉异常灵敏,有什么风吹草动,他早就准备好应对之策,在外企里照样平步青云。最后一类,是真正的"骑墙派",哪边风大往哪边倒。Flora就是典型的“政治盲”,她天真地以为做好事情便一切都好。

Flora始终贯彻“是金子,总会发光的”和“外企是靠能力吃饭的”的训示,加入CC公司后工作兢兢业业,经常得到老板和总经理的表扬,但不知是因为从未向老板提过要升职的事还是别的原因,四年过去,她的职位没有任何变化,看着周围一个个不如她的同事都先后升职了,她无奈地选择离开CC公司。Flora直到离开CC公司后才悟出原来自己几年未升职不是因为自己做得不好也不是因为老板没提,回想刚进公司时,以为公司很open,无意中由于自己的耿直因公事“得罪”了某些人物,人家在关键时候肯定少不了“美言”几句。CC公司有一套完善的Promotion(晋升)体系,高级工程师以上级别须通过管理层的认可,且从网上投票,如有人反对则不可以通过,当然,这种做法忽略了“王八蛋原则”。

初涉外企的人不知深浅,外企的人文关怀让你除去戒心,完全躺开胸怀,看到老板温和可人便啥都说出来,孰不知,这可能是你无意中得罪了某些人物。《逃离外企》中有这么一段话: “在所谓的企业文化的表面文章下,大公司的职场也正在变得越来越猥亵与龌龊。真理只有一个,保住自己的职位,并且利用职位赚更多的钱,不管是正当的还是不正当的。”这段话同样适用于DD公司。

DD公司已持续几个季度亏损,所有部门都 Cost-down(成本降低),买什么东西就能省则省,部门内有人辞职也不再补人。新CEO走马上任,要到海外的各家工厂参观,这可忙坏了公司的上上下下,大家对CEO的到来犹如天子代天巡牧,总经理在CEO来之前的两个月开始每周进行两次5S检查,连墙上有一小点划痕也逃不过他的法眼,不满意的地方,该花钱花钱。老板发话下来,有钱自然好办事,办公室重新换了一批盆栽,车间里换了一大批新椅子和推车,推车都是选最贵的镜面不锈钢的,原先有些才买回来仍是全新也被换下,理由很简单:不一致。这可乐坏了收旧垃圾的公司。公司的墙面重新粉刷,车间的机器重新上漆,上下宛若一新。公司上下凡是带点长的人每天都是千叮咛万嘱咐注意5S,同时也苦了保洁公司的阿姨们,她们的工作量一下增加了N倍,CEO到来的前一个周末将清洗地毯,地面全部重新打蜡,锃亮的地板连苍蝇都快站不住脚了。总经理是注重内外兼修的,除了表面工程外,所有的部门经理从得知CEO的行程开始便要准备PPT,然后是一次次地与总经理review,再一次次地修改,最终版本往往是CEO来之前一天才完成,N晚的熬夜,N次的修改,如果有幸能有一两页让CEO看中真是莫大的荣幸。

瘦死的骆驼比马大,尽管DD公司持续亏损,CEO的到来排场是少不了的,警车开道,在CEO进办公室前,他的保镖已先行一步巡视了一番,总经理穿着难得一见的笔挺西装,但基本上没什么机会接近CEO,因为CEO旁边是大中华区的总裁及总部过来的大人物。 CEO的时间安排是那么地紧凑,先是花不到半小时参观了一下工厂,随后开了一小时的员工交流大会,然后和总经理单独会晤半小时便浩浩荡荡地离开工厂而去了。两个月的准备,两小时的兴奋与忐忑后大家又恢复了平日的轻松,但多了几份谈资,比如说CEO的保镖看起来训练有素,象电视上看到的一样,据说CEO在香港便请好了保镖,DD在华工厂的总经理还好,只有CEO过来才去机场接机,而菲律宾工厂的总经理工作可到位了,每次有来自总部的职位比他高的大人物来访,他不仅是到机场接,还进到了出海关前的机场停机坪接机。

CEO的来访忙是忙了,但毕竟难得也花钱花得爽,大家没有太多报怨。但集团的其他VP可就不一样,十数位VP每半年甚至每个季度来访一次,每位VP过来,经理们都加班准备PPT,这是份内之事,除非是做得实在太好,否则没人会记得。